Khi hóa đơn điện tử được áp dụng chính thức và rộng rãi, tất cả các doanh nghiệp đều phải áp dụng vào việc xuất hóa đơn cho công ty mình. Để giúp quý vị hiểu hơn về hóa đơn điện tử và những lợi ích nó mang lại. Bài viết hôm nay Tư vấn Blue xin được gửi đến quý vị những nội dung về hóa đơn điện tử? và lợi ích khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Khái niệm về hóa đơn điện tử
– Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ, bán hàng hóa, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng điện tử. HDDT phải đáp ứng các quy định được quy định tại điều 6 thông tư 32 /2011/TT-BTC .
– Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên máy tính của DN đã có mã số thuế khi bán hàng và được lưu trữ trên máy tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
– Hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc xác định được số hóa đơn một cách liên tục và theo trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo nguyên tắc lập và sử dụng một lần duy nhất.
– Các loại HDDT bao gồm: hóa đơn xuất khẩu; hóa đơn GTGT; hóa đơn bán hàng; …. các phiếu thu tiền cước vận chuyển Hàng không, chứng thực thu cước,…. hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế thực hiện các quy định của pháp luật có liên quan.
** Lưu ý: Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, lưu trữ hoặc truyền bằng phương tiện điện tử không phải là HDDT
Những lợi ích của hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp
Lợi ích của hóa đơn điện tử là tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp.
+ Xóa bỏ những công đoạn không cần thiết.
+ DN tự thiết kế mẫu và phát hành hóa đơn điện tử.
+ Thủ tục phát hành và đăng ký thực hiện qua Website và Email.
+ Cơ quan Thuế sẽ xử lý và gửi kết quả cho doanh nghiệp ngay trong ngày thông qua Email.
Như vậy, hóa đơn xác thực giúp phát hành hóa đơn nhanh hơn 7 lần so với hóa đơn giấy.
Hóa đơn xác thực sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí.
+ Không cần thiết phải in hóa đơn như hóa đơn giấy.
+ Để gửi cho khách hàng, doanh nghiệp chỉ cần lập hóa đơn, ký điện tử, gửi hóa đơn tới cơ quan Thuế để được cấp mã xác thực sau đó gửi cho khách hàng của mình dưới dạng file điện tử.
Hóa đơn điện tử giúp giảm các thủ tục hành chính.
+ Không cần báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
+ Khi hóa đơn được xác thực thành công, thông tin hóa đơn của DN được lưu trữ và kiểm soát trên hệ thống của tổng cục Thuế.
Lợi ích của hóa đơn điện tử giúp tiết kiếm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp
Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tăng độ chính xác của thông tin.
+ Lập hóa đơn điện tử, phải sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử xác thực có kết nối với cơ quan Thuế.
+ Trước khi được xác thực bởi tổng cục Thuế, kế toán có thể kiểm tra lại thông tin hóa đơn, thực hiện sửa hóa đơn trên phần mềm nếu có sai sót.
Hóa đơn điện tử chống việc làm giả hóa đơn.
– Sử dụng hóa đơn điện tử giúp tăng mức độ tin cậy của doanh nghiệp.
+ Hóa đơn điện tử có thể chứa các thông tin nhận diện của DN như logo, hình ảnh.
+ Mã số xác thực được cấp bởi tổng cục Thuế sẽ giúp khách hàng của DN dễ dàng tra cứu hóa đơn trên website của Thuế để kiểm tra tính xác thực của hóa đơn.
Điều kiện sử dụng hóa đơn điện tử
– Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
– Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
– Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định. Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
– Có phần mềm bán hàng hóa, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, bảo đảm dữ liệu của hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hóa đơn.
– Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm: Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu.
– Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: bảo đảm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
